Rechnung / Gutschrift erstellen

Wer eine Rechnung oder Gutschrift erstellt, muss zahlreiche gesetzliche Vorgaben beachten. Fehler führen schnell zu steuerlichen Problemen oder gar zur Ablehnung durch das Finanzamt. In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Anforderungen § 14 UStG stellt, welche Unterschiede zwischen Rechnung und Gutschrift bestehen und wie Sie mit unserem Generator in wenigen Minuten rechtssichere Dokumente erstellen.

1. Was ist eine Rechnung nach § 14 UStG?

Nach dem Umsatzsteuergesetz ist eine Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder Leistung abgerechnet wird – unabhängig von der Bezeichnung. Das bedeutet: Auch Quittungen, Abrechnungen oder Gutschriften können rechtlich als Rechnung gelten, wenn sie die Pflichtangaben enthalten.

2. Pflichtangaben einer Rechnung

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss u. a. folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger

• Steuernummer oder USt-IdNr.

• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer

• Leistungsbeschreibung (Art, Umfang, Zeitpunkt)

• Nettobetrag, Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag

• Gesamtbetrag
  Nur mit allen Pflichtangaben ist der Vorsteuerabzug möglich.

3. Was ist eine Gutschrift nach § 14 UStG?

Eine Gutschrift ist eine besondere Form der Rechnung: Sie wird nicht vom Leistenden, sondern vom Leistungsempfänger ausgestellt. Das setzt eine vorherige Vereinbarung zwischen beiden Parteien voraus. Beispiel: Ein Handelsvertreter erhält seine Provisionen nicht durch eigene Rechnung, sondern über eine Gutschrift des Unternehmens.

4. Abgrenzung zur „kaufmännischen Gutschrift“

Im Geschäftsalltag wird der Begriff oft missverständlich verwendet. Viele meinen mit „Gutschrift“ eigentlich eine Storno- oder Korrekturrechnung, etwa bei Rückerstattungen oder Preisnachlässen. Diese Dokumente sind jedoch keine Gutschriften im Sinne des § 14 UStG, sondern gewöhnliche Korrekturrechnungen.

5. Unterschiede zwischen Rechnung und Gutschrift

• Rechnung: Aussteller = Leistender

• Gutschrift: Aussteller = Leistungsempfänger, nur mit Zustimmung des Leistenden gültig

• Korrekturgutschrift: eigentlich eine Stornorechnung, weiterhin vom Leistenden zu erstellen

Wer diese Unterschiede kennt, vermeidet Fehler in der Abrechnung und spart Diskussionen mit Geschäftspartnern oder dem Finanzamt.

6. Aufbewahrungspflichten

Nach § 14b UStG müssen Rechnungen und Gutschriften grundsätzlich 10 Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt sowohl für Papierdokumente als auch für elektronische Rechnungen. Eine ordentliche Archivierung ist daher Pflicht – auch für Kleinunternehmer und Freiberufler.

7. Elektronische Rechnungen & Gutschriften

Elektronische Dokumente sind erlaubt, wenn sie den Anforderungen des § 14 UStG entsprechen. Dazu gehören Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit. Unser Generator erstellt automatisch Dokumente, die diesen Anforderungen entsprechen – ob als PDF oder digital versandt.

8. Typische Fehler und Risiken

• Fehlende Pflichtangaben (z. B. Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt)

• Falsche Verwendung des Begriffs „Gutschrift“

• Keine fortlaufende Nummerierung

• Fehlerhafte Umsatzsteuerangaben
  Solche Mängel können zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen und unnötige Kosten nach sich ziehen.

9. Sicher mit unserem Generator

Ob Rechnung oder Gutschrift – die gesetzlichen Anforderungen sind streng. Mit unserem Rechnungs- und Gutschriften-Generator erstellen Sie in wenigen Minuten rechtssichere Dokumente, die alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für Sicherheit bei Finanzamt und Geschäftspartnern.