Datenschutz­erklärung erstellen

1. Wozu dient eine Datenschutzerklärung?

Eine Datenschutzerklärung informiert Besucher einer Website darüber, welche personenbezogenen Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Sie schafft Transparenz über den Umgang mit sensiblen Informationen wie Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse oder Zahlungsdaten und stärkt so das Vertrauen zwischen Website-Betreiber und Nutzern.
In Deutschland und der gesamten EU ist die Datenschutzerklärung ein zentrales Element der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sie soll sicherstellen, dass Betroffene ihre Rechte – etwa auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung – wahrnehmen können. Verstöße können Abmahnungen, Bußgelder oder Imageschäden nach sich ziehen.

2. Wer braucht eine Datenschutzerklärung?

Grundsätzlich benötigt jede Website, die personenbezogene Daten erhebt oder verarbeitet, eine Datenschutzerklärung. Das ist praktisch immer der Fall, da bereits die IP-Adresse eines Besuchers als personenbezogenes Datum gilt.
Dazu zählen:

• Unternehmen, Onlineshops und Dienstleister

• Freiberufler und Selbstständige

• Vereine und Organisationen

• Blogger und Betreiber von Social-Media-Auftritten, sofern sie Tools wie Google Analytics, Newsletter oder Werbeanzeigen einsetzen.
  Eine Ausnahme gibt es nur für rein private Webseiten ohne geschäftsmäßigen Zweck und ohne Erhebung personenbezogener Daten. In der Praxis sind solche Fälle äußerst selten.

Sie sind sich nicht sicher, ob Sie eine Datenschutzerklärung benötigen?
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3. Pflichtangaben in der Datenschutzerklärung – Was muss rein?

Die DSGVO legt klar fest, welche Informationen enthalten sein müssen. Dazu gehören:

• Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Website-Betreiber)

• Ggf. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

• Arten der erhobenen Daten (z. B. Name, IP-Adresse, Cookies, Zahlungsinformationen)

• Zweck der Verarbeitung (z. B. Vertragsabwicklung, Werbung, Analyse)

• Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO)

• Speicherdauer oder Kriterien für deren Festlegung

• Empfänger der Daten (z. B. Zahlungsdienstleister, Hoster, Tracking-Anbieter)

• Hinweise zu Betroffenenrechten (Auskunft, Löschung, Widerspruch etc.)

• Information über Datenübermittlungen in Drittländer (z. B. USA)
  Die Erklärung muss vollständig, verständlich und jederzeit zugänglich sein.

Mit unserem Datenschutzgenerator erhalten Sie eine vollständige Datenschutzerklärung ohne fehlende Pflichtangaben – optional mit Überprüfung und Haftungsübernahme. 

4. Datenschutzerklärung und Cookies – Was gilt?

Cookies sind kleine Textdateien, die das Verhalten von Nutzern auf einer Website speichern. Da sie personenbezogene Daten betreffen können, müssen sie in der Datenschutzerklärung erwähnt werden.
Unterschieden wird zwischen:

• Notwendigen Cookies (z. B. Warenkorb-Funktion) – sie dürfen ohne Einwilligung gesetzt werden.

• Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies (z. B. Google Analytics, Facebook Pixel) – sie erfordern eine aktive Zustimmung des Nutzers (Cookie-Banner).
  Die Datenschutzerklärung muss klar erläutern, welche Cookies eingesetzt werden, zu welchem Zweck und wie Nutzer ihre Einwilligung widerrufen können.

5. Datenschutzerklärung – Muster oder Generator?

Viele Website-Betreiber sind unsicher, ob sie eine Datenschutzerklärung selbst verfassen dürfen. Grundsätzlich ist dies erlaubt, jedoch fehleranfällig. Eine unvollständige oder falsche Erklärung kann zu Abmahnungen führen.
Sicherer sind:

• Datenschutz-Generatoren: erstellen individuelle Texte auf Grundlage weniger Eingaben.

• Rechtsanwälte oder spezialisierte Anbieter: bieten maßgeschneiderte Lösungen, oft mit Updates bei Gesetzesänderungen.
  Gerade für Onlineshops, Dienstleister oder Unternehmen mit internationaler Ausrichtung ist ein professionell erstellter Text dringend zu empfehlen.

• Online-Rechtstexte.de: Bietet Ihnen die sichere Kombination aus beiden zuvor genannten Optionen, sodass Sie eine geprüfte und rechtssichere Datenschutzerklärung mit Haftungsübernahme erhalten.

6. Datenschutzerklärung bei Drittanbietern und Tools

Wer externe Dienste einbindet, muss dies transparent darlegen. Beispiele:

• Hosting: Name und Standort des Hosting-Anbieters

• Zahlungsdienste: PayPal, Stripe, Klarna usw.

• Analyse-Tools: Google Analytics, Matomo

• Social Media Plugins: Facebook, Instagram, LinkedIn

• Newsletter-Dienste: Mailchimp, CleverReach
  Für jeden Dienst muss erklärt werden, welche Daten verarbeitet werden, auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht und wie lange die Speicherung erfolgt.

Viele Datenschutzgeneratoren verfügen nur über eine Hand voll Auswahlmöglichkeiten oder o.g. Tools und Anbieter. Der Datenschutzgenerator von Online-Rechtstexte.de hingegen verfügt über alle vorhandenen öffentlich zugänglichen Tools und Anbieter. 

7. Wo muss die Datenschutzerklärung platziert werden?

Die Datenschutzerklärung muss leicht zugänglich, unmittelbar erreichbar und jederzeit abrufbar sein (Art. 12 DSGVO).
Praktische Hinweise:

• Link im Footer der Website, beschriftet mit „Datenschutzerklärung“ oder „Privacy Policy“

• In mobilen Ansichten ebenfalls gut sichtbar (z. B. Menü oder Footer)

• Bei Kontaktformularen, Newsletter-Anmeldungen oder Bestellungen sollte zusätzlich auf die Datenschutzerklärung hingewiesen werden.
  Die „2-Klick-Regel“ wie beim Impressum gilt auch hier: von jeder Unterseite aus muss die Erklärung in höchstens zwei Klicks erreichbar sein.

8. Abmahnungen und Bußgelder – Risiken bei Verstößen

Eine fehlende oder unvollständige Datenschutzerklärung kann schwerwiegende Folgen haben:

• Abmahnungen von Mitbewerbern oder Verbraucherschutzverbänden

• Ordnungswidrigkeiten mit Bußgeldern bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes (Art. 83 DSGVO)

• Reputationsschäden durch Vertrauensverlust bei Kunden
  Selbst kleine Versäumnisse – etwa die fehlende Nennung eines eingesetzten Tracking-Tools – können Abmahnungen nach sich ziehen. Deshalb sollte die Datenschutzerklärung regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.

9. Datenschutzerklärung – Fazit

Eine rechtssichere Datenschutzerklärung ist Pflicht für nahezu jede Website. Sie schützt nicht nur vor rechtlichen Konsequenzen, sondern stärkt auch das Vertrauen von Kunden und Besuchern.
Gerade in Zeiten zunehmender Sensibilität beim Thema Datenschutz ist es ein Wettbewerbsfaktor, professionell mit Daten umzugehen und transparent zu informieren.
Wer sicher gehen möchte, nutzt einen Datenschutzgenerator oder professionelle rechtliche Beratung, um eine stets aktuelle und vollständige Datenschutzerklärung bereitzustellen.